Obligatorisk elektronisk fakturering: ikrafttrædelse og vigtige frister

Obligatorisk elektronisk fakturering mellem virksomheder og professionelle er ikke længere bare et projekt: den juridiske ramme er praktisk defineret, og tiden går. Hvis du ejer en lille eller mellemstor virksomhed (SMV), er selvstændig eller leder en stor virksomhed, vil det, der bliver godkendt i de kommende måneder, uden tvivl ændre den måde, du fakturerer på.

Selvom der endnu ikke er fastsat en endelig dato for den fulde implementering , tegner det kongelige dekret, der implementerer Crea y Crece-loven, udkastet til regulering, udsættelsen af ​​Verifactu og standarderne for software til bekæmpelse af svig, en forholdsvis klar tidslinje. Det er tilrådeligt at holde øje med dette for at undgå at sakke bagud og frem for alt at gribe denne reform som en mulighed for at automatisere og få kontrol over opkrævninger og betalinger.

Juridisk ramme for obligatorisk elektronisk B2B-fakturering

Hjørnestenen i denne ændring er lov 18/2022 om oprettelse og vækst af virksomheder ("Opret og Vækst-loven"). Denne lov generaliserer brugen af ​​elektronisk fakturering i transaktioner mellem virksomheder og professionelle, dvs. i B2B-sektoren, med det formål at reducere forsinkede betalinger og forbedre sporbarheden af ​​betalinger.

"Create and Grow"-loven omfattede forpligtelsen i en artikel og en afsluttende bestemmelse , men lod næsten alle de praktiske detaljer afvente den lovgivningsmæssige udvikling: formater, udvekslingsplatforme, kommunikation af fakturastatus og præcis implementeringsplan.

Denne udvikling er specificeret i kongeligt dekret 238/2026 af 25. marts , offentliggjort i den officielle statstidende (BOE) den 31. marts 2026. Dette kongelige dekret udvikler det obligatoriske elektroniske faktureringssystem mellem virksomheder og professionelle og ændrer faktureringsforordningen godkendt ved kongeligt dekret 1619/2012.

Formålet med det kongelige dekret er at definere de tekniske og informationsmæssige krav til det elektroniske B2B-faktureringssystem i Spanien, samt de betingelser, som private platforme og den offentlige elektroniske faktureringsløsning, der vil blive forvaltet af den statslige skatteforvaltningsmyndighed (AEAT), skal opfylde.

Desuden er teksten koordineret med andre centrale dele af det nye faktureringsøkosystem: lov om bekæmpelse af svig nr. 11/2021 , den certificerede faktureringssoftwaremodel og det frivillige Verifactu-system, som, selvom det udvikler sig parallelt, har et andet fokus og sin egen tidsplan.

Hvornår træder den kongelige anordning i kraft, og hvad er dens faktiske anvendelse?

Kongelig anordning 238/2026 træder i kraft tyve dage efter offentliggørelsen i den officielle statstidende (BOE) . Dette betyder dog ikke, at alle virksomheder fra denne dag skal udstede elektroniske fakturaer i B2B-transaktioner: den effektive implementering er udskudt og betinget af yderligere skridt.

Forordningen henviser specifikt til en ministeriel bekendtgørelse (OM) fra Finansministeriet , der vil udvikle de mere tekniske aspekter af den offentlige faktureringsløsning og de oplysninger, der skal indsendes til det spanske skattevæsen (AEAT). Den faktiske fortegnelse over forpligtelser begynder, når bekendtgørelsen træder i kraft.

Fristerne er generelt fastsat til 12 og 24 måneder fra bekendtgørelsens ikrafttræden for forpligtelsen til at fakturere elektronisk, og til længere tidsfrister (36 og 48 måneder i visse overgangsordninger) for forpligtelserne til at rapportere om fakturaers status.

Regeringen forventer, at denne ministerielle bekendtgørelse vil blive offentliggjort inden 1. juli 2026. Hvis denne tidslinje overholdes, vil forpligtelserne for store virksomheder træde i kraft omkring 2027 og for andre virksomheder i løbet af 2028, selvom de nøjagtige datoer skal bekræftes, når den ministerielle bekendtgørelse officielt offentliggøres.

Officiel B2B implementeringsplan i henhold til virksomhedens størrelse

Den generelle tilpasningsordning, der allerede er inkluderet i det kongelige dekret og de seneste udkast, er indfaset og drejer sig om omsætningsvolumen i det foregående kalenderår, beregnet i overensstemmelse med artikel 121 i momsloven.

De vigtigste milepæle for forpligtelsen til at udstede og modtage elektroniske fakturaer mellem virksomheder og professionelle er følgende:

• 12 måneder Fra datoen for den ministerielle bekendtgørelses ikrafttræden: forpligtelse for virksomheder og fagfolk med en omsætning på over 8 millioner euro om året.
• 24 måneder Fra den dato, hvor den ministerielle bekendtgørelse trådte i kraft: forpligtelse for resten af ​​virksomhedsejere og fagfolk, herunder de fleste SMV'er og selvstændige.

Nogle tidligere udkast brugte lidt andre referencer (f.eks. beregning af beregningen et år efter offentliggørelsen af ​​​​den operationelle ordning), men den endelige ordning omfatter i det væsentlige et år for store virksomheder og to for resten , regnet fra bekendtgørelsens ikrafttræden.

Hvis offentliggørelsen af ​​den ministerielle bekendtgørelse bekræftes inden 1. juli 2026, vil de omtrentlige tidsfrister, som sektoren overvejer, være:

• Juli 2027Virksomheder med en omsætning på over 8 millioner euro vil begynde at være forpligtet til at udstede og modtage elektroniske B2B-fakturaer.
• Juli 2028Forpligtelsen ville blive udvidet til at omfatte resten af ​​virksomhederne og fagfolkene.

Det er vigtigt at forstå, at fra disse datoer vil B2B-fakturaer på papir, Word, Excel eller ustruktureret PDF ikke længere være gyldige som det almindelige format i forholdet mellem virksomheder og professionelle i Spanien, selvom de stadig vil være mulige i forhold til slutforbrugere (B2C) og i tilfælde af undtagelser, som selve forordningen beskriver.

Forpligtelse til at rapportere om fakturaers status

En af de største innovationer i det nye system er, at det går ud over elektronisk fakturering. Det introducerer fuld sporbarhed af fakturaens livscyklus med forpligtelse til at rapportere dens mest relevante statusser.

Forordningen fastslår, at hver vigtig milepæl på fakturaen skal meddeles elektronisk inden for en periode på maksimalt 4 kalenderdage (eksklusive lørdage, søndage og helligdage):

• Udstedelse af fakturaen.
• Modtagelse og accept eller afvisning (hel eller delvis, hvis det vælges også at rapportere denne kommercielle sag).
• Fuld kontant betaling med angivet dato.
• Valgfrit, delvis betaling, beløb og overdragelse til tredjeparter til opkrævning eller betaling, med identifikation af cessionar.

Disse oplysninger kan formidles via den offentlige faktureringsløsning eller private platforme , afhængigt af tilfældet, men altid med meget korte deadlines. Dette vil kræve, at virksomheder og selvstændige opretholder et langt mere digitaliseret og opdateret system til styring af likviditet og debitorer, herunder styring af SEPA- betalinger.

Derudover er der planlagt overgangsordninger for forpligtelsen til at indberette betalingsstatus i virksomheder uden for SII: for eksempel nævnes 36 måneder fra godkendelsen af ​​forordningen for iværksættere med en omsætning på under 6 millioner euro og 48 måneder for visse fagfolk, selvom disse tal kan justeres i henhold til den endelige ordlyd af omsætningsloven.

Offentlig elektronisk faktureringsløsning og private platforme

Det nye spanske B2B elektroniske faktureringssystem er baseret på to primære udvekslingskanaler:

• Private elektroniske faktureringsplatformeadministreret af teknologivirksomheder eller serviceenheder.
• Offentlig elektronisk faktureringsløsning, gratis og administreret af AEAT.

Den offentlige løsning skal være tilgængelig mindst to måneder før den første effektive anvendelse af det kongelige dekret for virksomheder og fagfolk, der er forpligtet til at udstede og modtage elektroniske fakturaer. Denne offentlige platform vil også fungere som et centralt arkiv for alle elektroniske fakturaer og rapporterede statusser i overensstemmelse med den spanske skattemyndigheds (AEAT) årlige skatte- og toldkontrolplan.

Hvis udvekslingen udelukkende foregår via private platforme, skal en kopi af hver faktura automatisk indsættes i det offentlige elektroniske faktureringssystem. Dette sikrer, at det spanske skattevæsen (AEAT) altid har adgang til de strukturerede oplysninger, selvom virksomheder udveksler fakturaer via private kanaler.

For at sikre, at ingen virksomheder er "låst" til en enkelt platform, styrker forordningen interoperabiliteten og sammenkoblingen mellem private platforme . Desuden skal en virksomhed, når den modtager sine elektroniske fakturaer, helt eller delvist, via en privat platform, offentliggøre sit fakturaindtastningspunkt (f.eks. på sit websted eller i kommunikation med leverandører). Hvis det ikke lykkes, antages det, at dets indtastningspunkt er skattemyndighedens egen offentlige løsning.

Definition og format for den nye obligatoriske elektroniske faktura

Kongeligt dekret 238/2026 og relaterede tekniske tekster definerer den obligatoriske elektroniske B2B-faktura som en struktureret fil til automatiseret læsning . Det er ikke blot et visuelt dokument som en almindelig PDF, men en fil designet, så maskiner kan læse og behandle dataene utvetydigt.

Fakturaen skal overholde den europæiske semantiske datamodel EN 16931 og bruge et af de accepterede strukturerede elektroniske formater, herunder:

• XML CEFACT/FN.
• UBL.
• EDIFACT.
• Facturae (officielt spansk format baseret på XML).

Disse formater gør det muligt at strukturere felter som skatteidentifikationsnumre, beskatningsgrundlag, skattesatser, momssatser, beskrivelser af varer eller tjenesteydelser, betalingsbetingelser, rabatter osv. på en sådan måde, at der ikke er frie fortolkninger afhængigt af den anvendte software.

I praksis betyder det, at papir-, Word-, Excel- eller ustrukturerede PDF -fakturaer ikke længere vil være gyldige som standardformat for B2B-transaktioner i Spanien, når forpligtelsen træder i kraft, selvom de stadig vil være tilladt i B2C eller i andre tilfælde, der ikke er berørt af Crea y Crece-loven.

Facturae-formatets rolle og dets indvirkning på sektorer som transport

Blandt de accepterede formater indtager Facturae en særlig vigtig plads i Spanien. Det er den officielle elektroniske fakturamodel, der er meget udbredt i forbindelse med offentlige myndigheder og stadig mere udbredt i sektorer som transport og logistik.

Facturae er baseret på en struktureret XML-fil, aktuelt version 3.2.2, defineret af Økonomiministeriet. Hvert dataelement har en specifik placering og strenge valideringsregler , hvilket reducerer fejl, afvisninger og uoverensstemmelser i fakturerede beløb eller linjer.

I transport- og logistikkæder muliggør arbejde med Facturae og andre strukturerede formater automatisering af fakturalæsning via TMS, ERP-systemer og logistikplatforme , forenkler skatteopfølgning og minimerer tvister, der opstår som følge af uklare formater.

For denne sektor overlapper implementeringen af ​​obligatorisk elektronisk B2B-fakturering med andre krav såsom Verifactu eller krav til software til bekæmpelse af svindel, så mange transportvirksomheder accelererer allerede overgangen til at synkronisere faktureringsdata med logistikdokumentation (transportordrer, følgesedler, eCMR osv.).

Hvem skal overholde reglerne, og de vigtigste undtagelser

Forpligtelsen til at bruge elektronisk fakturering gælder for alle transaktioner mellem virksomheder og fagfolk på spansk territorium (B2B-relationer). Med andre ord, når den ene part er en virksomhed eller selvstændig, og den anden part også handler som sådan, vil den generelle regel være udstedelse og modtagelse af strukturerede elektroniske fakturaer.

Følgende operationer er i øjeblikket undtaget:

• B2Crelationer med forbrugere eller slutkunder, hvor obligatorisk elektronisk fakturering ikke er påkrævet.
• I hvilken af ​​parterne har ikke hovedkvarter eller fast driftssted i Spanien, ej heller domicil eller sædvanligt opholdssted i forbindelse med operationen.
• Visse forenklede fakturaer eller specifikke operationer, som ministeren kan undtage ved bekendtgørelse.
• Fakturaer udstedes frivilligt uden faktureringspligt, i visse tilfælde.

Desuden påvirker forpligtelsen ikke alle ligeligt på én gang. Først vil virksomheder med en omsætning på over 8 millioner euro blive inkluderet , derefter vil resten af ​​erhvervssektoren blive indarbejdet, og endelig vil forpligtelsen til at indsende fakturaer inden for de fastsatte frister være fuldt implementeret.

Forholdet mellem B2B elektronisk fakturering og Verifactu

Den samtidige implementering af flere reformer har skabt betydelig forvirring. På den ene side er der den obligatoriske elektroniske B2B-fakturering, der stammer fra Crea y Crece-loven; på den anden side Verifactu- systemet og den anti-svindel-software, der er påkrævet i henhold til lov 11/2021.

Verifactu blev oprettet med et andet formål: at bekæmpe skattesvig ved at sikre, at faktureringssystemer garanterer integriteten af ​​registreringer og, hvor det er relevant, automatisk sender oplysningerne til det spanske skattevæsen (AEAT). Brugen af ​​Verifactu af virksomheder og selvstændige er frivillig (selvom brugen af ​​certificeret software vil være obligatorisk inden for bestemte tidsrammer).

I modsætning hertil har elektronisk B2B-fakturering primært til formål at bekæmpe forsinkede betalinger og forbedre betalingsbetingelserne , hvilket giver fuld gennemsigtighed gennem hele hver fakturas livscyklus. Begge metoder involverer at sende filer til det spanske skattevæsen (AEAT), men deres struktur, indhold og mål er forskellige.

Med hensyn til tidsplanen har regeringen udskudt den obligatoriske implementering af Verifactu til 2027 , hvor den samme tidsplan er opretholdt, men flyttet den med et år, mens elektronisk B2B-fakturering afhænger af offentliggørelsen af ​​den ministerielle bekendtgørelse, der udvikler kongeligt dekret 238/2026. Det betyder, at deres deadlines ikke er perfekt afstemt, selvom mange virksomheder vil benytte sig af den samme softwareopdateringsproces for at overholde begge.

Certificeret faktureringssoftware og deadlines for anti-svindel

Loven om bekæmpelse af svig fra 2021 kræver, at elektroniske faktureringssystemer overholder en række tekniske krav vedrørende integritet, sporbarhed og kontrol . Dette resulterer i certificeret software og, hvor det er relevant, muligheden for at indsende data via Verifactu.

Implementeringsplanen for disse krav er indfaset og omfatter blandt andet:

• Juli 29 2025Softwareproducenter og -distributører vil kun kunne tilbyde certificerede faktureringsprogrammer.
• 1 januar 2027Selskabsskattydere (f.eks. aktieselskaber eller aktieselskaber) vil være forpligtet til at bruge certificeret software efter den udsættelse, som regeringen har aftalt.
• Juli 1 2027Resten af ​​de forpligtede parter (fysiske personer, civile virksomheder osv.) skal også bruge certificeret software.

Parallelt hermed vil Verifactu blive aktiveret som et frivilligt system til automatisk indsendelse af fakturaer til det spanske skattevæsen (AEAT). I praksis betyder det, at 2025, 2026 og 2027 vil blive år med betydelig overgang, hvor virksomheder og fagfolk gradvist vil bevæge sig væk fra den gamle faktureringsmodel og ind i et langt mere reguleret digitalt miljø.

Nuværende situation: hvorfor der stadig ikke er nogen "lukket" dato, og hvad man kan forvente

Det er i øjeblikket ikke muligt at give en præcis dato for, hvornår elektronisk B2B-fakturering vil være obligatorisk for alle virksomheder, da de endelige tekster til den ministerielle bekendtgørelse , der vil udvikle det kongelige dekret og specificere centrale tekniske aspekter, stadig er under udarbejdelse.

Baseret på det, der allerede er blevet offentliggjort, og historikken med offentlige høringer om udkastene, kan et sandsynligt scenarie dog skitseres:

• I 2025 og 2026 er udkastene til regulativer blevet justeret, og det forventes, at den ministerielle bekendtgørelse, der vil udvikle det spanske offentlige elektroniske faktureringssystem, godkendes.
• Der er mulighed for, at denne ministerielle bekendtgørelse vil blive offentliggjort mellem udgangen af ​​2026 og 2027, selvom det politiske mål er, at det skal ske inden 1. juli 2026.
• Fra datoen for offentliggørelsen træder den kongelige anordning i kraft efter 12 måneder for store virksomheder y 24 måneder for resten, med yderligere forpligtelser til at indsende fakturaer, der kan skaleres op til 36 eller 48 måneder afhængigt af den forpligtede parts størrelse og art.

Faglige organisationer og foreninger for selvstændige betragter 2027 som det første reelle år med forpligtelse for virksomheder med en omsætning på over 8 millioner, og 2028 for resten, hvilket efterlader størstedelen af ​​implementeringen i disse to år.

Sådan forbereder du dig: software, træning og en gradvis overgang

At vente, indtil forpligtelsen er nært forestående, er sandsynligvis den værst tænkelige fremgangsmåde. De virksomheder, der klarer sig bedst, vælger en gnidningsløs og proaktiv overgang og udnytter den råderum, som reglerne giver, til at tilpasse deres processer og værktøjer.

Et vigtigt første skridt er at vælge god fakturerings- og regnskabssoftware , der er kompatibel med strukturerede formater (Facturae, UBL osv.) og overholder både Crea y Crece-loven og kravene i antisvindelloven og Verifactu. Ideelt set bør systemet være:

• Med en intuitiv og brugervenlig grænseflade.
• Kan integreres med andre programmer (ERP, CRM, TMS osv.).
• Fleksibel, skalerbar og helst cloudbaseret med adgang hvor som helst.
• Kan automatisere opgaver som generering af ordrer, følgesedler, fakturaer og betalinger.

Et effektivt værktøj er ikke til megen nytte, hvis teamet ikke bruger det korrekt. Derfor er det vigtigt at udarbejde en intern træningsplan , der identificerer, hvem der håndterer fakturering i virksomheden, hvilke opgaver de udfører, og hvilken yderligere træning de har brug for. Ofte er den største flaskehals ikke teknologi, men snarere arbejdsvaner.

Det anbefales også kraftigt at planlægge en gradvis digital overgang : det handler ikke om at ændre alt på én gang, men snarere om at erstatte papir- eller PDF-processer med strukturerede arbejdsgange, gennemgå interne godkendelsesprocesser og forbinde faktureringssystemet med regnskab og de platforme, som kunderne har brug for. Derudover er det værd at overveje offentlig finansiering og det digitale kit for at lette den teknologiske opgradering.

Endelig er det tilrådeligt at tale med kunder og leverandører for at høre deres planer. I mange tilfælde vil pres fra store virksomheder tvinge SMV'er og freelancere til at skifte til elektronisk fakturering, før de er juridisk forpligtet til det, simpelthen fordi de ellers ikke vil være i stand til at fortsætte med at operere normalt med disse kunder.

Alt dette lovgivningsmæssige og tekniske rammeværk fører til en meget klar idé: De, der begynder at foretage foranstaltninger nu, kan roligt tilpasse sig, teste løsninger, træne deres team og forvandle det, der på papiret er en juridisk påbud, til en reel løftestang for effektivitet, kontrol over likviditeten og forbedrede relationer med kunder og leverandører, mens de, der venter til sidste øjeblik, vil blive tvunget til at implementere kritiske ændringer imod tiden med større risiko for fejl, bøder og operationelle spændinger.